Rechnung, Zahlung & Buchhaltungsexport
Rechnungen entstehen aus Auftrag, Lieferung oder Leistungsstand – mit Kunde, Projekt und Positionen aus demselben Datenstand. secondFactory prüft, macht die Daten rund und schlüssig und übergibt sie per Export an Ihre Buchhaltung, z. B. DATEV oder lexoffice. Steuern macht weiterhin Ihre Buchhaltung bzw. Ihr Steuerbüro.
- Auftrag & Lieferungjede Position mit Herkunft
- RechnungPDF und E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- ZahlungAbgleich mit begründetem Vorschlag
- ProjektkostenSoll/Ist aus Zeit, Material und Maschine
- Exportz. B. DATEV, lexoffice, CSV, Excel
Steuern, Hauptbuch und Jahresabschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung.
Heute wird zwischen Auftrag und Buchhaltung abgetippt.
Gelieferte Mengen, Preise und Projektbezüge werden für die Rechnung erneut zusammengesucht. Zahlungen werden von Hand abgehakt, Belege für das Steuerbüro einzeln gesammelt.
- Rechnungsdaten aus Auftrag und Lieferschein neu eintippen
- Abschläge und bereits Abgerechnetes in Listen nachhalten
- Zahlungseingänge von Hand mit Rechnungen abgleichen
- Eingangsrechnungen ohne Bezug zu Bestellung und Projekt prüfen
- Belege und Daten für das Steuerbüro einzeln zusammenstellen
Was das Modul abbildet.
Rechnung aus Auftrag & Lieferung
Kunde, Projekt, Positionen und gelieferte Mengen werden übernommen – keine erneute Eingabe. Jede Rechnungsposition kennt ihre Herkunft.
Abschlag, Teil- & Schlussrechnung
Abschläge, Teil- und Schlussrechnungen mit sichtbar bereits abgerechneten Beträgen; doppelte Abrechnung wird verhindert.
PDF & E-Rechnung
Rechnungs-PDF und strukturierte E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) aus derselben Fassung – vor dem Versand gegen Schema und Regeln geprüft.
Zahlungen & offene Posten
Bankumsätze einlesen (z. B. CSV, MT940, CAMT), Zahlungen mit begründetem Vorschlag zuordnen, offene Posten und Mahnstufen führen.
Eingangsrechnungen & Einkauf
Eingangsrechnungen erkennen, gegen Bestellung und Wareneingang prüfen und freigeben – die Kosten landen im richtigen Projekt.
Buchhaltungsexport
Exportpaket mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungen, Belegen und Kontierungsvorschlägen – z. B. DATEV-kompatibel, für lexoffice, als CSV oder Excel.
Von der Lieferung zum Buchhaltungsexport.
Hier prüft und entscheidet Ihr Team.
secondFactory bereitet vor. An diesen Punkten bestätigt, korrigiert oder gibt ein Mensch bewusst frei – nichts läuft unbemerkt durch.
Rechnung freigeben
Die Rechnung wird als Vorschau geprüft und erst nach bewusster Freigabe finalisiert – danach wird sie nie still geändert, nur storniert oder korrigiert.
Zahlung bestätigen
Der Abgleich schlägt vor und begründet – unsichere Zahlungen werden nicht automatisch zugeordnet.
Export auslösen
Zeitraum, Belegart und Format wählen, Vorschau prüfen, dann exportieren – jeder Exportlauf ist gekennzeichnet.
Was sich im Alltag verbessert.
Ein Datenstand
Rechnung, Zahlung und Kosten hängen am selben Auftrag – nichts wird doppelt erfasst.
Rund und schlüssig
Pflichtangaben, Summen, Referenzen und Dubletten werden vor der Übergabe geprüft.
Kein Steuerprogramm
Umsatzsteuervoranmeldung, Hauptbuch und Jahresabschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem Steuerbüro.
Was hineingeht. Was herauskommt.
Eingangsquellen
- Aufträge, Positionen und Preise
- Lieferungen und Lieferscheine
- Leistungsstand, Abschläge und Nachträge
- Bankumsätze (z. B. CSV, MT940, CAMT)
- Eingangsrechnungen als PDF oder E-Rechnung
- Zeiten, Material und Maschinenzeiten des Projekts
Ergebnisse
- Rechnungen als PDF und E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- Offene Posten und Mahnstufen
- Zugeordnete Zahlungen mit Begründung
- Projektkosten: Soll/Ist und Deckungsbeitrag, soweit Daten vorhanden
- Exportpaket für Buchhaltung und Steuerbüro (z. B. DATEV, lexoffice, CSV, Excel)
Übergaben ohne erneute Eingabe.
Lieferung und Auftrag
Abgeschlossene Lieferungen und Leistungsstände liefern Positionen und Mengen für die Rechnung.
Rechnung, Zahlung & Buchhaltungsexport
Aus Auftrag und Lieferung werden geprüfte Rechnungen, Zahlungen und Exportdaten.
Buchhaltung & Steuerbüro
Ihre bestehende Buchhaltung übernimmt die vorbereiteten Daten und Belege – Steuern bleiben dort.
Rechnung & Export an Ihrem echten Ablauf prüfen.
In einer Prozessanalyse gehen wir Ihren Weg von der Lieferung bis zur Buchhaltung durch: welche Daten secondFactory übernimmt, was geprüft wird und in welchem Format Ihre Buchhaltung die Daten bekommt.