Anfrage, Dokumente & Angebot
E-Mails, Uploads, PDFs, Tabellen, Fotos und Zeichnungen werden strukturiert in einen Vorgang überführt. Das System erkennt Positionen, Mengen, Maße, Fundstellen und offene Punkte, bereitet Rückfragen und Kalkulation vor – die finale Freigabe bleibt beim Menschen.
Heute kostet jede Anfrage Tipparbeit.
Anfragen kommen als E-Mail, PDF, Zeichnung, Tabelle oder Foto. Bevor kalkuliert werden kann, wird gelesen, abgetippt, nachgefragt und zusammengesucht – bei jeder Anfrage aufs Neue.
- Anhänge öffnen und Angaben von Hand übertragen
- Positionen, Mengen, Maße und Materialien zusammensuchen
- Fehlende oder widersprüchliche Angaben erst spät bemerken
- Rückfragen einzeln formulieren
- Standardkalkulationen jedes Mal neu aufbauen
Was das Modul abbildet.
Mehrere Eingangswege
IMAP, Maildateien, Upload, Eingangsordner und weitere Adapter können dieselbe Verarbeitungskette nutzen.
Dokumentanalyse & OCR
Dokumente klassifizieren, Text gewinnen, Pläne/LVs auswerten und erkannte Angaben mit Quelle ablegen.
Offene Punkte & Widersprüche
Pflichtangaben und Konflikte erkennen; fehlende Daten als konkrete Rückfragen sichtbar machen.
Kalkulation & Regeln
Preis-/Rechenwege, Varianten, Material, Mengen und kundenspezifische Regeln als nachvollziehbare Grundlage nutzen.
Angebotsversionen
PDF, Schnappschuss, technische Beilagen und Versionen unveränderlich ablegen.
Preflight & Freigabe
Vor Freigabe Vollständigkeit prüfen; Entwurf und tatsächliche Freigabe bewusst trennen.
Vom Eingang zum kontrollierten Ergebnis.
Hier prüft und entscheidet Ihr Team.
secondFactory bereitet vor. An diesen Punkten bestätigt, korrigiert oder gibt ein Mensch bewusst frei – nichts läuft unbemerkt durch.
Erkannte Daten bestätigen
Positionen, Mengen, Maße und Materialien werden vor der Kalkulation geprüft und bei Bedarf korrigiert.
Rückfrage freigeben
Der vorbereitete Rückfrage-Entwurf wird gelesen, angepasst und bewusst versendet.
Angebot freigeben
Nach dem Preflight geht das Angebot erst nach bewusster Freigabe an den Kunden – Entwurf und Freigabe bleiben getrennt.
Was sich im Alltag verbessert.
Weniger Abtippen
Informationen nur einmal erfassen und weiterverwenden.
Schnellere Reaktion
Rückfragen und Angebotsentwürfe früher bereitstellen.
Nachvollziehbar
Quellen, Versionen und Freigaben bleiben sichtbar.
Was hineingeht. Was herauskommt.
Eingangsquellen
- E-Mails und Postfächer (IMAP, Maildateien)
- Uploads und Eingangsordner
- PDFs und Anhänge
- Zeichnungen, Pläne und Leistungsverzeichnisse
- Tabellen
- Bilder und Fotos
Ergebnisse
- Vorgang mit Positionen, Mengen, Maßen und Fundstellen
- Liste offener Punkte und Widersprüche
- Rückfrage-Entwurf zur Freigabe
- Nachvollziehbare Kalkulationsgrundlage
- Angebotsversionen als PDF mit technischen Beilagen
Übergaben ohne erneute Eingabe.
Eingang
Kundenanfragen aus Postfächern, Uploads und Eingangsordnern – mit allen Anhängen.
Anfrage, Dokumente & Angebot
Aus der Anfrage wird eine geprüfte Angebotsgrundlage.
Auftrag, Planung und Engineering
Nach der Beauftragung werden die erfassten Daten weiterverwendet – ohne erneute Eingabe.
Anfrage & Angebot mit Ihren echten Anfragen prüfen.
In einer Prozessanalyse oder Demo gehen wir echte Anfragen aus Ihrem Alltag durch: was secondFactory vorbereitet, wo Ihr Team prüft und wo Zeit gewonnen werden kann.